RACI Matrix Software

Klare Zuständigkeiten und Kommunikation mit der RACI-Matrix.

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Info

RACI-Matrix: Mehr Transparenz und bessere Kommunikation

In Projekten werden Zuständig­keiten über Rollen definiert. Einer ist der Projekt­leiter, ein anderer Produkt­manager oder Entwickler. Diese Rollen beziehen sich auf das Projekt im Ganzen. Darüber hinaus muss jeder verstehen, mit welchen konkreten Aufgaben er in Beziehung steht.

Eine Möglichkeit, die Rolle jedes Team­mit­glieds in Bezug zu konkreten Aufgaben zu definieren, ist die Verwen­dung einer RACI-Matrix. Ursprüng­lich ist es ein Diagramm­system, das für alle Aufgaben die Personen benennt, die irgendwie mit der jeweiligen Aufgabe zu tun haben. Das stellt die Verant­wortlich­keiten klar. In der Folge steigt die Effizienz im Projekt deutlich. Entschei­dungen werden schneller getroffen und die Arbeits­belastung ist fair verteilt.

RACI-Matrix / RACI-Diagramm

Mit Hilfe der RACI-Matrix legen Sie in einem Projekt fest, wie ein Teammitglied zu konkreten Aufgaben in Beziehung steht. Es gibt vier Arten von Beziehungen oder Rollen im RACI-System:

  • den Responsible (Bearbeiter) - Wer erledigt die Aufgabe?
  • den Accountable (Manager) - Wer trifft Entscheidungen und ergreift Maßnahmen für die Aufgabe (n).
  • die Consulted (Beratende) - Wer wird zu Entscheidungen und Aufgaben hinzugezogen und darüber informiert?
  • die Informed (zu Informierende) - Wer wird über Entscheidungen und Aktionen während des Projekts informiert?

Die Vorgänge oder Aufgaben werden in der RACI-Matrix in Zeilen aufgetragen. Für jedes Teammitglied gibt es eine Spalte. Im Schnittpunktfeld von Aufgabe und Bearbeiter wird die jeweilige Rolle eingetragen, die das Teammitglied mit diesem Vorgang verbindet (R, A, C oder I).

Für jede Aufgabe sollte es nur einen R geben, d.h. pro Zeile in der Matrix sollte nicht mehr als ein R zu finden sein.

RACI Beispiel

Zur Erläuterung des RACI-Prinzips nehmen wir die Matrix oben zur Hilfe. Karl ist der Entscheider (Accountable) bei Fragen zum Vorgang "Projekt planen". Madeleine ist als Bearbeiterin verantwortlich (Responsible) für die Erledigung der Projektplanung. Und Babette kann als Beratende (Consulted) hinzugezogen werden, weil sie über Abhängigkeiten zwischen diesem Projekt und ihrem eigenen Bescheid weiss und Madeleine auf potentielle Konflikte aufmerksam machen kann.

Stephen bekommt grundsätzlich Kopien der Besprechungsprotokolle (Informed), da er diese Information zur Steuerung seiner eigenen Arbeiten benötigt.

Was bringt Dir RACI?

Die RACI Matrix zeigt transparent, wer für was verantwortlich ist. Dadurch werden unnötige Diskussionen vermieden und Missverständnisse ausgeräumt. Gleichzeitig wird sichtbar, wenn einzelne Mitarbeiter zu viele oder zu wenig Aufgaben zugewiesen bekommen haben.

Es wird auch deutlich, wenn Mitarbeiter an zu vielen Stellen als Beratende erscheinen und dadurch möglicherweise den Projektfortschritt bremsen. Ist ein Mitarbeiter bei fast jedem Vorgang als zu Informierender eingetragen, muss man hinterfragen, ob das wirklich erforderlich ist.

Die RACI Matrix hilft, in Projekten ein effizientes Kommunikationsschema aufzubauen. Informationen gelangen so systematisch genau dorthin, wo sie nützlich sind. Unnötige Kommunikation nach dem Gießkannenprinzip wird vermieden.

RACI aufsetzen

So setzt du RACI für dein Projekt auf:

  • Erstelle eine Liste der Projektaufgaben
  • Identifiziere die Projektbeteiligten
  • Benenne für jede Aufgabe bzw. jeden Vorgang einen Bearbeiter und einen Manager
  • Stelle sicher, dass es pro Vorgang nur einen Bearbeiter gibt
  • Sprich mit allen Bearbeitern und Managern und stelle sicher, dass jeder seine Aufgaben und Role verstanden hat
  • Füge ggfs. Beratende und zu Informierende hinzu

RACI: Vermeide die Fallen

  • Die RACI-Matrix darf nicht als Kontrollinstrument missbraucht werden. Mit Hilfe der RACI Matrix kann kein disfunktionales Team in Ordnung gebracht werden. Dder Teamgeist muss stimmen und es muss Vertrauen da sein.
  • Die Aufgaben in der Matrix müssen klar und verständlich formuliert werden. Der Umfang der Aufgabe muss klar sein.
  • Es muss z.B. in einem Projekthandbuch festgelegt sein wer für die Erstellung und Pflege der RACI Matrix selbst verantwortlich ist.
  • Lege fest, ob ein Beratender selbst aktiv werden kann und muss oder nur auf Anfrage.
  • Stele klar, dass nicht der Manager für eine Aufgabe verantwortlich ist, sondern der Bearbeiter. Es ist natürlich auch möglich, dass beide Rollen durch dieselbe Person vertreten werden.

RACI und Agile

Es gibt Scrum-Experten, die der Meinung sind, dass RACI nicht ohne Anpassungen zu Scrum passt. Obwohl es viele Variationen von RACI gibt, verspüren einige Praktiker den Drang, neue Scrum-spezifische Rollen (wie „F = Facilitator / Coach“), neue Scrum-spezifische Aktivitäten und Verantwortlichkeiten (wie „Gewährleistung der Konsistenz von Scrum-Praktiken über Teams hinweg oder Beseitigung von Hindernissen“) hinzuzufügen. oder neue Positionen und Rollen (wie „Scrum Team“) in die Matrix aufzunehmen.

Im einfachsten Fall ist nach dem Scrum-Handbuch der Product Owner die einzige Person, die für die Verwaltung des Product Backlog verantwortlich ist.  Auch wenn der Product Owner Arbeiten beim Entwicklungsteam beauftragt, bleibt er doch rechenschaftspflichtig (Accountable).

Nach Scrum sind auch die Stakeholder rechenschaftspflichtig und müssen in den Gesamtprozess einbezogen werden. Sie sind deshalb in der RACI Matrix wie Manager zu behandeln.

 

RACI für sich arbeiten lassen

Die RACI Matrix ist sehr effektiv, wenn sie in ein Aufgabenmanagement eingebunden ist. So wird z.B. automatisch sichergestellt, dass es für einen Vorgang immer genau einen Bearbeiter gibt.

Über ein entsprechendes Automail-Schema kann für jede RACI-Rolle genau festgelegt werden, wer wann wie informiert wird. Und über ein Berechtigungsschema kann basierend auf den RACI-Rollen festgelegt werden, wer Zugriff auf einen Vorgang hat und wer nicht.